当单位内部的重要电子文档必须以明文的方式发送给外部时，必须由申请人向相关保密部门或安全管理员进行申请并将该文档发送至相关保密部门或安全管理员；经严格审核并报主管领导审批后，由保密部门或安全管理员进行重要文档的明文导出，且进行严格导出审计。将最终导出的明文重要文档交由申请人。整个处理过程都可以通过文件宝电子文件协作和保护系统来完成，以确保外发的数据安全。

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